איך לסדר את העסק

סידור וארגון בעסק הוא הבסיס לניהול כלכלי יעיל ורווחי. החל בסחורה, במוצר או בשירות שאתם מספקים, ועד לניירת שאתם מחויבים להעביר להנהלת החשבונות, ובכללה חשבוניות שאתם זכאים להחזרים כספיים עבורן. אם אתם מרגישים שהעסק שלכם מבולגן ושאתם עלולים להפסיד כסף עקב כך; אם אתם מרגישים שהעובדים שלכם מתקשים להתנהל בצורה אידיאלית באי־סדר ששורר בסביבת העבודה; אם אתם מוצאים שכמות החפצים שבבעלותכם יצאה מכלל שליטה – זה הזמן לסדר ולארגן בצורה חכמה ויעילה את העסק שלכם.

ניירת

מלאכת סידור וארגון הניירת היא אחת המאתגרות ביותר, ועם זאת, אחת החשובות ביותר. טבעה של הניירת, בכל בית או עסק, הוא להצטבר עם הזמן. לאחר זמן קצר אנחנו עלולים למצוא את עצמנו עומדים חסרי אונים מול הר של מסמכים. בתוך המסמכים השונים נמצאות הזכויות שלנו במוסדות השונים, כמו מס הכנסה וביטוח לאומי; הבריאות שלנו נמצאת בניירת הרפואית; ולעיתים אף מגולם במסמכים כסף בצורת החזרים שמגיעים לנו, כמו בתלושי משכורת, בקבלות ובביטוחי הבריאות. אנו נוטים לאגור את כל המסמכים מתוך הנחה שכולם חשובים. אולם בפועל, ללא שיטת מיון וארגון יעילה, הניירות האלה נערמים, צוברים אבק והסיכוי שנמצא מסמך מסוים כשנצטרך אותו, קלוש. כאשר כל הניירות מסודרים ומאורגנים בצורה שיטתית, נוכל לשלוף במהירות כל מסמך שנרצה, וכך נקל על עצמנו את ההתנהלות מול המוסדות השונים בעת הצורך. בבואנו לסדר ולארגן ניירת, נבחין בין מסמכים מוסדיים ומסמכים אישיים, כגון מכתבים, זיכרונות, כרטיסי ברכה שקיבלנו ועוד. מקומה של הניירת המוסדית הוא בקלסרים, בתוך ניילוניות מקוטלגות או בין חוצצים. ניירות אישיים נוכל לרכז בקלסר או בקופסה יפה.

אולם איך נדע אילו מסמכים חשוב לשמור ומאילו אפשר להיפרד? אילו מסמכים נוכל לשמור בפורמט דיגיטלי במחשב ואילו מהם חשוב שיהיו שמורים בפורמט של נייר בקלסרים?
סידור ניירת, הכולל מיון ניירת להנהלת חשבונות ולמוסדות השונים, תיוק בקלסרים, ארגון לפי קטגוריות וכן סריקות וגיבויים זה הכיוון שנלך אליו כשנתחיל לסדר את הניירת בעסק. 

ערימת מסמכים

דיגיטל

סדר וארגון לא מסתכמים רק בסידור החפצים שלנו – הם מתבטאים גם במרחב הווירטואלי והדיגיטלי שלנו, כגון סדר בתיקיות המחשב, בתמונות, במסמכים, באפליקציות, במיילים ועוד.
סידור כל סוגי הקבצים המאוחסנים במחשב בתיקיות מסודרות ומאורגנות לפי הצרכים שלכם ומחיקת חומר "זבל" שאינכם זקוקים לו יותר, חוסכים זמן רב וכאב ראש במלאכת החיפוש. כך הופך המחשב שלכם למרחב נקי ושקט שבו נפתחת לפניכם האפשרות להיות יצירתיים ופרודוקטיביים. יתרון נוסף שמתלווה לסדר הוא חיסכון במקום בדיסק הקשיח של המחשב.

סידור קבצי המחשבו חייב שיבוסס על קטגוריות - סידור וארגון תמונות, טקסטים, מצגות, דוחות, מיילים לפי תיקיות, חומרים מגובים, אפליקציות לסמארטפונים ועוד.

 

תיקיות במחשב

תיוק

מגירת משרד מסודרת

תיוק

תיוק חכם וארגון מסמכים בצורה נוחה ושיטתית מונעים צבירת ניירת מיותרת שמביאה לבלגן ולאיבוד הידיים והרגליים. סידור בערמה מיושרת או חלוקה סתמית לקלסרים הם סידור "קוסמטי" חיצוני בלבד, ולמעשה הם שיטה בדוקה בדרך לאובדן שליטה מוחלט.

סידור ניירת דורש סבלנות רבה. יש לקרוא בעיון כל מסמך כדי להבין אם הוא נחוץ לכם, אם אפשר להעבירו לדיגיטל, אם הוא בתוקף ועד מתי, אם המידע שהוא מכיל נמצא בכל מקרה ברשת וכו'.